Prawidłowo funkcjonujący dział kadr i płac stanowi bazę do spełniania zadań wymaganych przez prawo od przedsiębiorców. W przypadku niedociągnięć w tym sektorze warto przeprowadzić odpowiedni audyt.
Definicja
Proces kontrolny służy zweryfikowaniu poprawności funkcjonowania różnorodnych obszarów w przedsiębiorstwie. Otrzymane wyniki umożliwiają stworzenie odpowiednich działań, usprawniających dysfunkcyjne działy. Audyt kadrowo-płacowy to wieloaspektowy proces, obejmujący m.in. zweryfikowanie dokumentacji. Kontrola pozwala wyeliminować wszelkie nieprawidłowości, co w znaczący sposób oddziałuje na jakość procedur związanych z obsługą zatrudnionych w firmie osób. Audyt może też obejmować konkretne działy personalne.
Sprawdzana dokumentacja
W ramach kontroli weryfikacji podlegają m.in.:
- dokumentacja pracownicza (analizowana pod względem zgodności z obowiązującymi prawnymi ustaleniami),
- zaświadczenia zasiłkowe,
- ewidencja czasu pracy,
- terminowość regulowania zobowiązań związanych z ZUS-em,
- regulamin wynagrodzeń,
- obsługa PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych),
- szkolenia oraz inne aspekty związane z BHP.
Efekty
Audyt pozwala uniknąć kar związanych z wykryciem nieprawidłowości przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwową Inspekcję Pracy lub urząd skarbowy. Firma zyskuje pewność, że dokumentacja jest prowadzona zgodnie z prawnymi ustaleniami. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, np. w sektorze naliczania płac, proces kontroli pomaga wyeliminować wykazane błędy.
Prawidłowa praca działu kadr i płac
Audyt może być przeprowadzany systematycznie na zlecenie przedsiębiorcy. Zapewnia to stałą kontrolę nad różnorodnymi obszarami w ramach danej firmy. Zazwyczaj zaleca się jego przeprowadzanie w przypadku wykrycia nieprawidłowości związanych z brakiem dokumentacji, błędnym wypełnianiem akt oraz nieodprowadzaniem obowiązujących składek.
Audyt jest niezwykle ważny dla przedsiębiorców, dbających o jakość działań w sektorze kadr oraz płac. Warto przeprowadzać go regularnie, by uniknąć wszelkich niedociągnięć związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.
